De kinderen zijn weg en dan ben je natuurlijk nog niet klaar. Er wacht nog een waaier aan werkzaamheden die je op school en/of thuis moet aanpakken. Daarbij kunnen tijdvreters, tijdverspillers en tijdkillers een grote rol spelen als je ze niet herkent en er niets tegen doet.
In dit artikel, dat zeker niet uitputtend is, vind je voorbeelden en wat je eventueel tegen die ‘stoorzenders’ kunt doen.

Ik ga graag van A naar B zonder onderweg nog andere letters uit te vinden.

Telefoon

De smartphone is een van de ergste tijdvreters van vandaag, zowel privé als op het werk. Sociale media, whatsapp etc. melden zich permanent. De constante onderbrekingen van je werk zorgen voor veel oponthoud en het verliezen van concentratie. Ook gewone belletjes storen. Zet de telefoon uit, gebruik een antwoordapparaat of spreek een terugbelmoment af. Maak eerst je lopende taak af en neem dan contact op met de beller.

Facebook & Co.

Het internet en sociale media zijn nauw verwant aan e-mail en de smartphone. In de ochtend of tussendoor even snel naar whatsapp, facebook of instagram en de tijd loopt weg. Maar het is toch belangrijk om jezelf te informeren, je horizon te verbreden, te communiceren met vrienden…
Mogelijk, maar misschien beter pas nadat je hebt gedaan wat belangrijk is. Het is dus beter om dit in de late namiddag of avond te doen.

E-mail

Vooral het “checken” van e-mails is een van de grootste tijdvreters in het beroepsleven.
Oplossingen: Activeer niet alleen het virus- en spamfilter, maar zorg er ook voor dat je niet in onnodige verzendlijsten terechtkomt. Gebruik eventueel een tweede e-mailadres voor belangrijke onderwerpen.
Controleer, indien mogelijk, alleen je e-mail in de ochtend en aan het einde van het werk. Er is nauwelijks iets verleidelijker om noodzakelijke activiteiten uit te stellen dan het ophalen en onmiddellijk reageren op e-mails.
Als je alleen maar een beetje tijd op je werk inplant voor e-mails, heb je minder tijd nodig om ze af te handelen. Dit geldt ook omgekeerd 🙂

Multitasken

Als je voortdurend springt van de ene taak naar de andere, moet je elke keer weer wennen aan nieuwe ideeën. Hetzelfde geldt als je gedachten afdwalen.
Oplossing: Probeer één ding tegelijk te doen en blijf gefocust. Stel prioriteiten, werk eerst aan de belangrijke dingen en neem regelmatig pauzes. Een paar minuten zijn voldoende voor je innerlijke rust. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een gevoel van prestatie wanneer je taken hebt voltooid.

Perfectionisme

Probeer het werk zo goed als nodig te doen en niet zo goed mogelijk. Er zijn taken die perfect moeten worden uitgevoerd, maar vaak komt perfectionisme voort uit verkeerde opvattingen en weinig zinvolle motieven. Nogmaals: doe je werk zo goed als nodig en niet zo goed als mogelijk.

Uitstelleritis

Wie herhaaldelijk onaangename taken of activiteiten uitstelt, heeft veel meer tijd nodig om ze weer op te pakken dan het geval zou zijn als ze meteen worden aangepakt.
Minder aangename taken meteen aanpakken, of in ieder geval een eerste stap zetten, wakkert aansluitend de motivatie enorm aan.

Zonder plan

Wie zonder structuur en plan werkt, zal aan het eind van de week vaak merken dat weliswaar veel tijd aan het werk werd besteed, maar veel belangrijke dingen heeft laten liggen. Zoek de oplossing in het formuleren van dagdoelen. Maak onderscheid tussen de belangrijkere en de onbelangrijkere dingen. Delegeer taken en/of neem afscheid van doelen als je er teveel hebt geformuleerd.

Taken niet af

Soms verdelen we een taak in te veel kleine afzonderlijke stappen en verdelen we die over een te lange periode. Het is vaak efficiënter om een taak uit te voeren in één blok. Dit is vooral het geval als het opstarten van de taak nogal omslachtig is, hetgeen betekent dat je bij iedere nieuwe start weer al die opstart-werkzaamheden moet activeren. Het werken in één blok betekent ook, dat je in een flow raakt waardoor je veel minder tijd moet investeren.

Zelf doen

…en je niet willen laten helpen.
Alles zelf doen betekent ook je eigen tijd daarvoor gebruiken. Veel dingen hoeven misschien helemaal niet of kunnen vele malen efficiënter. Laat je daarom helpen door de goede raad van collega’s toe te laten en op zijn minst te overwegen. Ga bij collega’s kijken hoe zij dingen aanpakken en kopieer zaken die zij op een handigere, efficiëntere of verrassend creatieve manier aanpakken. Het levert, na deze korte tijdsinvestering, gegarandeerd tijdwinst op! Vergeet die collega niet te bedanken en wees tot wederdienst bereid (immers anderen kunnen vast en zeker ook dingen van jou leren).

Ja en nee

Anderen steeds willen of moeten helpen kost tijd, veel tijd. En niet te vergeten, het kost energie. Je eigen werk komt tijd tekort en toch zeg je weer ja bij de volgende roep om hulp. Je kunt gewoon geen nee zeggen. Dit ‘helpsyndroom’ kan storende vormen aannemen. Je collega of zelfs je baas maakt misbruik van de wetenschap dat jij steeds weer ja zegt. Anderen helpen is op zich een goede eigenschap maar je moet het met mate doen en afzetten tegen het nog kunnen realiseren van je eigen werk. Je moet dus vaker de moed en durf opbrengen om “nee, nu even niet” te zeggen. Doe het vaker, de ander zal het waarnemen en ook leren om er begrip voor op te brengen.

Vergaderingen

Er wordt wat afvergaderd in dit land. In het onderwijs kunnen we er ook wat van. Je vraagt je af en toe af wat de zin en het nut van ellenlange vergaderingen is. Helemaal zonder kan natuurlijk ook niet. Misschien zou men wat meer aandacht kunnen besteden aan een goed georganiseerde vergadering. De leiding van de bijeenkomst heeft hier een grote verantwoordelijkheid. Maar ook de deelnemers kunnen een bijdrage leveren aan het verbeteren van de vergadercultuur door ideeën voor een beter verloop aan te dragen. Een vergadering dient een duidelijke begin- en eindtijd te hebben, er moet een concrete en aan tijd gebonden agenda zijn die om concrete oplossingen vraagt. Het kan geen kwaad als er een vooraf geformuleerd doel is, desnoods voor ieder agendapunt. Belangrijk is ook dat iedereen de moeite neemt om de agenda voor te bereiden en zich tijdens de vergadering tot hoofdzaken beperkt en zijpaden probeert te vermijden. De voorzitter van de vergadering dient een en ander strak in de gaten te houden en er wel voor te zorgen dat iedereen zijn punt in korte bewoordingen kan maken. Vergader eens staand, zodat lang praten onaantrekkelijk wordt. De allerbeste oplossing voor de vergaderproblematiek is zonder meer gewoon minder vergaderen!

Als je wil, dan mag je hieronder reageren op dit artikel !